CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL
Correspondência é um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou mesmo o acordo de uma pessoa com outra. É uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas e documentos. Modernamente passou a designar todo o conjunto de instrumentos de comunicação escrita, tais como bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofícios, requerimentos, telegramas.
ESPÉCIES DE CORRESPONDÊNCIA
Quanto à espécie de correspondência, destacam-se:
Particular, familiar ou social: trocada entre particulares. Os assuntos são particulares, íntimos, pessoais.
Bancária: trata de assuntos relacionados a vida bancária.
Comercial: ocupa-se de transação comercial ou industrial.
Oficial: tem origem no serviço público, civil ou militar.
Carta comercial
A carta comercial é um meio de comunicação muito utilizado na indústria e no comércio, e tem por o objetivo iniciar, manter e encerrar transações. É a comunicação escrita, acondicionada em envelope (ou semelhante) e endereçada a uma ou várias pessoas, enviada pelo correio. Ultimamente, cartas comerciais também são enviadas por fax ou e-mail.
Numa carta comercial podem ocorrer dois riscos:
1. como todo texto escrito, ela é irrecorrível, ou seja, não dá para harmonizar ou explicar como na comunicação oral pelo telefone, por exemplo;
2. o volume de correspondência recebida nas empresas é grande, assim, a carta pode ser mal lida, mal interpretada e motivar nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Por isso, para os grandes negócios e clientes especiais, prefere-se a conversa por telefone.
Diante desses riscos, as cartas comerciais exigem uma boa apresentação (ordem, organização e limpeza) e, acima de tudo, clareza, pois a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá margem a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros.
Aspectos importantes a serem observados:
Em uma boa carta comercial, a linguagem há de ser:
* simples, evitando-se preocupação com enfeites literários;
* atual, isto é, inteligível à época presente;
* precisa, a saber, própria, específica, objetiva;
* correta, com exata observância das normas gramaticais;
* concisa, informando com economia de palavras;
* impessoal, com o máximo de objetividade, pois a carta comercial não é lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais
Tamanho da letra: Arial ou times número 12.
Hoje em dia, cada vez mais é exigida a objetividade e a rapidez nas informações. Por este motivo, é preciso buscar a clareza de pensamento, o entrosamento das idéias e um vocabulário exato. Antes de iniciar a redação de uma carta comercial, reflita sobre as seguintes necessidades básicas:
• Ter um objetivo em mente.
• Ter informações suficientes sobre o fato.
• Refletir adequada e suficientemente sobre o assunto.
• Selecionar fatos e evitar opiniões.
• Prestar informações precisas e exatas.
• Responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário.
E ainda:
• Colocar-se no lugar do receptor.
• Planejar a estrutura da comunicação a ser feita.
• Dominar todas as palavras necessárias.
• Tratar do assunto com propriedade.
• Ser natural, conciso e correto.
• Usar linguagem de fácil compreensão.
As cartas comerciais podem apresentar alguns defeitos de origem que devem ser evitados: Logo, atenção:
O objetivo de uma correspondência comercial é transmitir uma mensagem clara, que seja compreendida facilmente, e que leve o receptor à ação. Entretanto, existem alguns enganos costumeiros que podem frustrar os objetivos de uma carta comercial e devem ser evitados, como veremos a seguir:
Quanto ao estilo: evitar fazer literatura, floreando o texto com muitos adjetivos irrelevantes, metáforas inoportunas e períodos excessivamente longos.
Deve-se ter clareza de idéias, rapidez de exposição (ir direto ao assunto).
O vocabulário deverá ser o usual, sem buscar palavras estranhas e difíceis.
Deve-se evitar, quando possível, os verbos auxiliares: foi feito = fez-se, foi tomada = tomou-se.
Quanto às abreviações: para maior clareza acostumar-se, sempre que possível e necessário, a escrever por extenso, pois com isso, evita-se a perda de tempo e a ineficácia do texto.
Quanto à prolixidade ou uso de frases-feitas: são expressões desaconselháveis, sendo inúteis as seguintes: venho por meio desta, vimos informar-lhe, comunicamos, etc.
Para evitar repetições de idéias ou palavras, recomenda-se a leitura da carta depois de escrita. Se necessário, deve-se reescrever a mensagem.
Quanto à escrita de algarismos: não é necessário digitar o número e o numeral. Ou uma coisa ou outra, mas a preferência é pelo número.
Quanto à despedida: evitar, sobretudo o "não tenho nada mais para o momento", que se constitui um evidente pleonasmo. Diga-se, simplesmente: atenciosamente.
Quanto à pontuação: coloca-se ponto final após local e data. Trata-se de frase nominal: carta escrita em:
Soledade, 11 de agosto de 2010.
Coloca-se vírgula após o nome do assinante da carta e ponto após o cargo ou função. O cargo ou função são, neste caso, aposto. Portanto, devem ser pontuados como manda a gramática. A saudação inicial é seguida de dois-pontos
Sr. Fulano de Tal:
Prezado Senhor:
Quanto à ortografia: são erros indesejáveis redigir:
exceção com ss;
paralisar com z;
pretensão com ç;
catalisar e catalisador com z; entre outros.
Deve-se acentuar oxítonas terminadas em i e u quando precedidas de vogal, como Havaí, Itaú, Jaú.
As palavras Itu, Botucatu, Tatu, caju, preveni-lo, ali e aqui são oxítonas que não são acentuadas, porque precedidas de consoante.
Quanto à mensagem: usa-se a função referencial (denotativa) da linguagem, com verbos na terceira pessoa do singular, ou mesmo a função apelativa (conativa), na qual se procura influenciar o comportamento do leitor através de imperativos, vocativos e interrogações.
Preferencialmente, a redação de uma mensagem deve ser produto de reflexão exaustiva; o redator deve estar de posse de todas as informações necessárias para escrever a carta. Deve também ter um objetivo claro.
Quanto à gramática: deve-se evitar frases do tipo:
Em anexo.;
Face à...
Pedimos para...
Solicitamos para...
Tenho para te perguntar a você.
Sito à rua...
Em nossa conversa, onde propusemos...
Aonde você passou suas férias?
Haja visto...
Fazem 10 dias.
Há duas semanas atrás
Haviam 20 pessoas na reunião
Fez tudo para mim realizar o trabalho.
MAS DEVEMOS USAR:
Anexamos, anexo.;
Em face de, diante de...;
Pedimos que...;
Solicitamos que...;
Tenho algo para perguntar-lhe.;
Sito na rua...;
Em conversa em que propusemos...;
Onde você passou sua férias?;
Haja vista...;
Faz 10 dias.;
Há duas semanas.;
Havia 20 pessoas na reunião.;
Fez tudo para eu realizar o trabalho.
Existem alguns vocábulos e expressões que já se desgastaram e caíram em total descrédito, tais como amigo, apreço, augurar, calorosas, saudações, consideração, distinta consideração, estima, extremadas considerações, gentileza, limitados ao exposto, honra, protesto de estima e consideração, prazer, satisfação, sendo o que tínhamos a informar.
Essas expressões já estão desgastadas pelo uso contínuo e não despertam mais a atenção do leitor. Por isso, não devem ser mais utilizadas na carta comercial.
REGRAS BÁSICAS DE DESCRIÇÃO COMERCIAL:
• O estilo deve ser rápido, vivo e claro;
• Os parágrafos devem ser sempre curtos, com o uso sobretudo da frase nominal (frase sem verbo) e de orações coordenadas;
• As descrições devem ser rápidas e carregadas de informação, não se tolera morosidade e lentidão;
• A impressão deve ser direta e concisa;
E ainda:
• Deve-se procurar captar a atenção do leitor desde a primeira linha, evitando frases muito explicativas;
• Deve-se evitar empregar muitas palavras quando uma só for suficiente;
• Também não serão aceitos carregamento de adjetivos, floreando a carta comercial;
• É preciso preocupar-se em redigir o texto somente depois de observar o objeto a ser descrito, encontrando nele uma característica que valha a pena ser transmitida ao leitor.
A chamada descrição objetiva é a descrição exata, sem floreios e sua principal característica é deixar de lado o aspecto artístico da frase, preocupando-se somente com a eficácia e exatidão da comunicação.
O vocábulo neste tipo de descrição será sempre preciso, com detalhes exatos e a linguagem sóbria. Seu objetivo é esclarecer, informar, comunicar e mais do que isso, convencer pelos fatos que imprime.
Soledade, 25 de agosto de 2010.
Senhores:
A Associação Comercial de Soledade informou-nos que V.Sas. pretendem realizar a Reunião Anual de Vendas, de 2010, em nosso município, nos dias 25, 26 e 27 de janeiro do próximo ano. Solicitou-nos, também, que enviássemos a V.Sas. uma proposta que, além de descrever o Hotel pretendido, preenchesse os requisitos de melhores condições possíveis para receber e acomodar a todos.
Dentre os hotéis disponibilizados na época escolhida, recomendamos o Hotel Ágata, de duas estrelas, localizado na Av. Barros Cassal, Bairro Ipiranga. Em relação à parte física do Hotel Ágata, ele possui 190 apartamentos, todos com banheiro privativo completo, ar-condicionado, acesso à internet, acarpetados, música ambiental, televisão em cores, geladeiras e perfeito serviço de atendimento ininterrupto. A localização do hotel contempla a proximidade com e centro da cidade, onde se localizam as agências bancárias, casas comerciais, restaurantes e pizzarias e correio.
Outrossim, o Hotel Ágata conta com um cento de convenções, com capacidade para 600 pessoas, com poltronas confortáveis, sistema de som perfeito: microfones e alto-falantes.
Sugerimos que entrem no site www.hotelagatasoledade.com.br onde poderão visualizar a descrição enviada.
Atenciosamente,
Paulo Martins.
NARRAÇÃO COMERCIAL
A narração é um relato organizado de acontecimentos reais ou imagináveis. Deve-se destacar o movimento dos fatos, mantendo aceso o interesse do leitor, expor os acontecimentos com rapidez, relatando-se apenas o que é significativo.
A narração comercial envolve:
• quem? Personagens;
• quê? Atos, enredo;
• quando? A época em que ocorreram os acontecimentos;
• onde? O lugar da ocorrência;
• como? O modo como se desenvolveram os acontecimentos;
• por quê? A causa dos acontecimentos.
Na narração, deve-se evitar que os acontecimentos se amontoem, sem nenhum significado. É importante selecionar fatos relevantes, evitando-se, quando possível, detalhes planos, as séries de adjetivos.
Recomenda-se o uso preferencialmente de substantivos.
Existem várias técnicas que permitem captar a atenção do leitor. São elas:
• Escrever parágrafos curtos e sem muitos detalhes;
• Usar orações coordenadas para ser bem claro (aditivas, adversativas, alternativas, conclusivas, explicativas);
• Manter o leitor em suspense, relatando os fatos em sequência, até chegar ao clímax da narração;
E ainda:
• Falar somente do que se conhece bem;
• Dividir as ações em partes;
• Juntar apenas o que é significativo;
• Ter presente o objetivo da narração;
• Sugerir soluções, mais do que explicar acontecimentos.
Soledade, 26 de agosto de 2010.
Senhor Diretor:
Tendo em vista nosso longo relacionamento, achamos por bem narrar-lhe fatos que vêm acontecendo ultimamente e que nos têm causado certa preocupação e receio quanto à continuidade dos serviços de V.Sa.
Há três meses, mais precisamente no dia 20 de maio do corrente ano, fomos surpreendidos com a troca do representante comercial de sua empresa. O novo colaborador, Sr. Paulo de Souza e Silva, não demonstrou interesse ao nos apresentar as mercadorias costumeiras, negando-se, inclusive, a fornecer detalhes técnicos imprescindíveis para que pudéssemos efetivar um pedido. Dessa forma, estamos buscando junto ao senhor uma alternativa para que possamos continuar negociando, uma vez que os produtos fornecidos pela sua empresa já possuem tradição em Soledade e são procurados por nossos clientes, sem que os mesmos aceitem substituí-los por outra marca.
Salientamos que não é a primeira vez que mantemos contato com Vossa Senhoria. Já o fizemos por telefone, e-mail e fax, explicando o problema enfrentando com o novo colaborador, o qual, não gozou de simpatia junto ao nosso grupo. Diante dessa situação, constrangedora e delicada, estamos lhe enviando uma correspondência, na qual colocamos a situação ocorrida.
Assim, gostaríamos de ter um contato pessoal com V.Sa. para resolvermos este assunto.
Atenciosamente,
Antonio Carlos Segger
Diretor Presidente
DISSERTAÇÃO COMERCIAL
Dissertar é apresentar idéias, analisá-las e estabelecer um ponto de vista baseado em argumentos lógicos. Dissertar é estabelecer relações de causa e efeito. Não basta expor, narrar, nem descrever; é necessário explanar e explicar. O raciocínio é que deve imperar nesse tipo de redação comercial, e quanto maior a fundamentação argumentativa, mais brilhante será o desempenho.
Para redigir de modo claro e ser capaz de comunicar algo, é indispensável disciplinar o pensamento utilizando as seguintes técnicas:
• As declarações, para terem validade, exigem que sejam provadas, que se apresentem fatos que as apóiem;
• Os fatos não podem ser discutidos;
• As opiniões são tantas, a verdade uma só...;
• Os fatos nem sempre bastam. É necessário que a observação dos fatos seja meticulosa; que eles sejam adequados, relevantes, característicos, suficientes, fidedignos, consistentes. Quando, por exemplo, os dados são insuficientes, não se pode chegar a uma certeza absoluta.
Soledade, 26 de agosto de 2010.
Senhor Jorge das Neves Petter
Muitos vendedores esquecem-se facilmente da necessidade de sistematização de visitas aos clientes. Ignoram que somente a organização do próprio trabalho é capaz de lhes proporcionar resultados satisfatórios. Não é a sistematização pela sistematização, não é a disciplina pela disciplina, mas a estruturação de um plano de trabalho, de visitas administradas que se quer incutir.
Contamos com sua colaboração para a elaboração de um planejamento estratégico de visitas. Se possível, informe-nos sobre sua metodologia de atendimento e técnicas de vendas utilizadas.
Atenciosamente,
Pedro Cardoso,
Gerente de Vendas.
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